昨今、介護業界でも電子化がしきりに叫ばれています。選択肢はそれなりにあるのに、費用は高く、それでいて大きな飛躍を見た施設が少ないのはなぜなのでしょうか？失敗例を元に考えていきましょう。

よくある失敗例１

よくある失敗例２

一つずつ、何が問題点だったのかを分解していきましょう。

想像以上の入力作業の負担

デモを試している段階ではあまり感じないかもしれませんが、ケアの合間に入力作業を行うことは非常に負担となります。ステーションに行って入力を行うことはもちろん、入力画面の操作一つをとっても大きな負担です。１秒待たされるだけでも忙しい業務の途中では、とても長い時間に感じ、イライラします。ボタンを押した後待たされるので、ボタンが押されたのか押されてないのか分かりにくい。紙だと一覧から利用者の名前を見つけ出すのは簡単でも、スクロールをしないとだめな端末では非常に困難。ボタンが多くてわかりにくい、探すのに時間がかかる。確かに、慣れればある程度早く入力できるようになるかもしれませんが、導入初期でつまづいて定着しません。特に、現場でテキパキ仕事をする職員ほど負担を感じやすく、頼りになる職員が乗り気にならないと"電子化失敗"の空気が充満します。
これらの問題すべてを解決しなければ、導入時につまづき、運用で不満が爆発し、失敗に終わります。

なぜ電子化しているのかを見失った時の負担は、さらに大きい

電子化したはずなのに、以前の紙の記録を引きずるケースはよくあります。結局一度紙のメモを取ってしまうのは、上述のように作業の負担が一つの原因です。結局、紙に清書していた記録を、ただ電子化しただけになっています。このままでは職員にとっては記録が電子化されていようと、されていなくても関係ありません。残業時間も言うほど短くならないどころか、逆に長くなるケースも容易に考えられます。
確かに電子化で、会議の資料作りが簡単にできるかもしれません。でもそれだけのために電子化をしたい職員はどれほどいるでしょうか？さらに言うと、電子化したからといって、入力データが信頼できるのでしょうか？紙の記録でも抜けがちなデータは、一度メモを取った後に電子記録にしても、信頼性が上がることは絶対にありえません。Excelでグラフにする作業が省けるだけのために、日々の入力業務を行い、数百万円以上の投資を行うのでしょうか？経営判断ミスと言われても仕方ありません。
これらのすべての問題を解決する方法が必要です。ちょっと何かが便利になる程度では職員にとって記録作業は意味がありません。意味のない作業ほどつらい拷問はありません。

お知らせ機能で首を絞められる

確かに、何か異常なデータがあったときにお知らせ機能があると便利です。完璧なお知らせ機能が存在するのでしたら問題ありません。しかし現状では、人工知能にすべてを任せるといっても、少し危なっかしい人１人にすべてを委ねていることになります。電子化の目的はお知らせ機能を使うためなのでしょうか？お知らせ機能に頼り、気づきができない職員を作り上げるためでしょうか？このような状況は、気づきができる職員ほど苦痛に感じます。
職員が育たない環境は、経営にとって害悪でしかありません。さしあたり目の前の問題は解決しても、５年後１０年後の経営は確実に厳しくなります。一番の売り物であるサービスの質向上をするには、職員の質向上が不可欠です。それなのに電子化で、気づきができる職員が辞めてしまう環境を整えてもよいのでしょうか？
では、どのような電子化ならば良いのでしょうか？

これらのすべてを解決しないかぎり、電子化は経営視点からは失敗に終わります。「電子化」という甘い言葉に騙されてはいけません。そのために上の２つの例、電子化にすら失敗する例と、電子化できても何も解決しない例から学ばなければなりません。

Noticeはこれらの全てに答えを持っています

Noticeならば電子化を飛躍の起爆剤にできます。実際に経営課題が解決したある施設の成果は全国社会福祉法人経営者大会にて取り上げられました。その施設も、かつては一度電子化に試みたものの失敗した施設でした。
Noticeを導入することで、記録が集まり、職員が育ち、ケアの質が高まります。ケア向上に活用できる記録が集まるので、新たな取り組みが行え、その過程で経営理念を浸透させることができます。結果として、利用者確保・職員確保といった経営課題に取り組むことが可能になります。続きは「Noticeの答え」をご覧ください。